Ä°ÅŸleri, iÅŸin uzmanı, iyi eÄŸitimli ve süreci etkin yönetecek kadrolara yaptırmak, firmanın ana iÅŸine  yani kendisine para kazandıran kısmına  odaklanmak, yatırım maliyetinden kurtulmak, maliyetleri azaltmak, süreci etkin ve özellikle kontrol edilebilir ÅŸekilde yönetmek… Bu liste uzatılabilinir ancak bu kadarı bile dış kaynak kullanımının firmalar için ne kadar önemli bir yönetim kavramı  olduÄŸunun göstergesidir.

Dünya inanılmaz bir hızla ve yaygınlıkla değişiyor, küresel ve teknolojik gelişmeler, işletmelerin varolma çabasını iyice güçleştiriyor. Dengelerin yeniden düzenlendiği dünyamızda, hız, esneklik, maliyet ve farklı olma kavramları hiç bu kadar önem kazanmamıştı. Bu değişim dalgasında, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu esneklik, hız ve maliyet avantajlarını yakalamaları konusunda outsourcing çok ciddi fırsatlar sunuyor. Tabiki tek şartla. Bu şart, dış kaynak kullanımı felsefesini iyi kavramak. Neyin outsource edileceğinin iyi tanımlamak, süreç adımlarını önceden tasarlamak, doğru iş ortağını bulmak, ilişkinin doğru yönetilmesini sağlamak ve takip adımlarının netleştirmektir.
Dış kaynak kullanımı kararı stratejik bir karardır. Her stratejik kararda olduğu gibi yanlış adımın bedeli de çok ağır olabilir. Dış kaynak kullanımında, klasik satınalma mantığını kullanmak çok risklidir. Satıcı firma-müşteri ilişkisinden ziyade iş ortaklığı ilişkisi geçerlidir. Güvene dayalı ve derin bir ilişkiden bahsediyoruz. Yoğun rekabetin ve sürekli düşen karların dünyasında, riski ve ödülü paylaşarak entegre ve koordine ilerleyen bir ilişki. 

Dünyada dış kaynak kullanımı kavramı üç farklı açıdan değerlendiriliyor. Hizmet alanlar, satanlar ve akademisyen ya da danışmanlar.  Dış kaynak kullanımı ağırlıklı olarak hizmeti alanların yani bu hizmetten yararlanmak isteyenlerin bakış açısı etrafında şekilleniyor. Ancak ilginçtir, bu kavramı özümseyip, daha çok satış, daha yüksek kar marjı, daha iyi pazar payı, uzun vadeli müşteri ilişkisi ve inanılmaz bir fark yaratma fırsatı isteyenler, yani satıcı konumunda olanlar,  satış süreçlerini ve stratejilerini kurgulamakta biraz yavaş kalabiliyorlar. Oysa outsourcing kavramı satıcı firmalara emtia açmazından kurtulmak için ciddi fırsatlar sunuyor.  

Eskiden dış kaynak kullanımı sürekli maliyet avantajına ve yatırım maliyetinden kurtulmaya vurgu yapıyordu. Çin, Hindistan ve küresel rekabet baskısı firmalarda maliyetleri düşürmeyi birinci önceliğe alsa da, sadece maliyet odaklı olarak dış kaynak kullanımına bakmak çok doğru değil. Kurumsal yetenekleri artırmak, süreçleri yeniden tasarlamak, yeni pazarlara ulaşmak, tüm ana iş dışında kalanları devretmek ve world-class kapasiteye sahip olmak gibi stratejik noktalarda, dış kaynak kullanımı, esas faaliyet alanı ile özdeşleşir. Dış kaynak kullanımı geçici olarak ağrı kesici olarak algılansa da, esas gücü antibiyotik olarak değerlendirildiğinde ortaya çıkar.

 

Burada firmaların dikkat etmesi gereken  nokta, başka firmaların dış kaynak kullanım adımlarını birebir kopyalamamaktır. Kendi konumları, yapıları, organizasyonel yaklaşımlarına özel bir rehber oluşturulmalarıdır. Outsourcing kullanım alanları, planlama, sözleşme/ilişki yönetimi ve takip düzeyleri kurumsallaşmış bir süreç dahilinde sistematize edilmelidir. 

Organizasyon içinde bu sistematik süreci yönetebilecek, üst yönetim desteğine sahip bir çalışma komitesi oluşturulmalıdır. Stratejik planlama, müzakere ve analitik düşünme yeteneklerine sahip, takım çalışmasına  yatkın, outsourcing felsefesini iyi bilen, tüm aşamalar hakkında iş tecrübesine ve fonksiyonlar hakkında bilgiye sahip çalışanlardan oluşturulacak bir çalışma grubuna, kurumsallaşma ve dış kaynak kullanımını stratejik amaçlar doğrultusunda kullanma görevi verilebilir. Bu grup, şirkete özel, stratejik yol haritasını çizmekten başlayıp, potansiyel tedarikçiyi bulmaya, teklifleri değerlendirmeye, tedarikçiyi seçmeye, kontrat müzakerelerini yapmaya, fonksiyon geçişlerini sağlamaya ve ilişkiyi yönetmeye kadar tüm aşamalardan sorumlu olmalıdır. 

Aynı şekilde outsourcing satışı yapanlarda, bu stratejik bakış açısı ve yetkinliklere sahip bir satış kadrosu oluşturmalıdır. Bu satış kadrosu da, günümüz şartlarına ve müşteri alım sürecine göre revize edilmiş satış süreci ile çalışma alışkanlığını elde etmelidir.